Кейс MICE Excellence Dacha 2025 & UMAP

У организаторов деловых и корпоративных мероприятий одна и та же головная боль:

• Участники не всегда могут найти нужные локации на площадке мероприятия;

• Многие пишут в личные сообщения или звонят организаторам прямо в день мероприятия — часто в момент, когда ответить оперативно затруднительно;

• Не читают программу на сайте, в рассылках, в чатах и других каналах;

• Поступает множество повторяющихся вопросов: о дресс-коде, месте проведения, тайминге и других организационных деталях.

MICE Excellence Dacha 2025 — самая яркая весенняя встреча организаторов деловых и корпоративных мероприятий от главного отраслевого игрока - MICE Excellence, победителя премии "Событие года", финалиста премии Правительства Москвы "Путеводная звезда". На встрече было: 500+ участников, экспо, шоу-программа, мастер-классы и нетворкинг в атмосфере «чеховской дачи» с видом на Москву-реку. Организаторы внедрили Telegram-бота как цифрового помощника — чтобы автоматизировать типовые запросы, разгрузить команду и усилить вовлечённость. Мы помогли реализовать это решение.

💡 Решение: мы разработали Telegram-бота с AI-ассистентом, который стал цифровым помощником события.

В него встроили:

• Программу мероприятия;

• Запись на встречи “Старинные друзья” — 98 заявок, 100% слотов занято в первые часы анонсирования бота;

• AI-помощник + FAQ — 300+ запросов закрыто автоматом;

• Push-уведомления — все апдейты дошли до участников без опозданий

https://leonardo.osnova.io/0c8d386d-2b74-52e5-8fa3-4755a56d08bf/-/scale_crop/1184x/-/format/webp/

Какие результаты получились?

• 150 участников изучили программу заранее — это помогло снизить нагрузку на команду;

• 300+ обращений обработано ботом — типовые вопросы решались без участия команды;

• 100% уведомлений дошли — без дублирования в чатах;

В зале "Старинных друзей" участники назначили 98 встреч через Telegram-бота — слоты разобрали за считанные часы, всё прошло без очередей и фраз в духе “запишитесь у Насти”.

А какие инсайты?

Даже на «атмосферных» ивентах участники готовы активно использовать цифровые инструменты, если они встроены правильно;

AI-ассистент + Telegram = гибкий и понятный интерфейс, который многим привычен;

Отказ от бумажных программ = больше порядка, меньше нагрузки;

Аналитика использования бота позволяет отследить, какие вопросы больше всего интересуют участников мероприятия.

Это не просто кейс — это наглядный пример, как один правильно встроенный инструмент помогает:

• Автоматизировать коммуникацию и снизить нагрузку на команду в день события;

• Вовлекать участников в программу и нетворкинг ещё до начала события;

• Включать в коммуникацию тех, кто был вне активных каналов, но оставался важной частью аудитории;

• Сохранять ресурс команды и внимание к деталям — там, где это действительно важно.